Masalah Manajemen Keuangan Restoran

Pemilik restoran, sementara menyadari manajemen keuangan bisnis mereka, lebih cenderung terlibat dalam memecahkan masalah sehari-hari yang membuat semuanya berjalan lancar. Sayangnya, akuntan keuangan adalah kemewahan yang tidak mampu dimiliki oleh banyak pemilik restoran kecil. Artikel ini akan membahas enam masalah akuntansi utama yang sering dihadapi oleh pemilik restoran dan bagaimana mencegahnya terjadi atau bagaimana memecahkan masalah tersebut begitu hal itu terjadi. Menjadi pemilik usaha kecil selalu menjadi tantangan dan bisnis restoran itu kompleks secara finansial.

Artikel ini akan berkonsentrasi pada masalah-masalah yang dapat diselesaikan dengan beberapa keterampilan akuntansi dan metode prosedural yang baik. Dengan mengajari pemilik restoran bagaimana mencari masalah keuangan sebelum muncul, seorang akuntan, dapat membantu pemiliknya memperbaiki atau meningkatkan teknik keuangan yang digunakan untuk mengelola keuntungan dan mengurangi kerugian yang dapat dicegah. Enam masalah yang dibahas di sini akan berfokus pada:

Masalah Pertama – Tidak Ada Sistem Akuntansi
Masalah Kedua – Ketika Beban Operasional Utama Lebih Tinggi dari Total Penjualan
Masalah Ketiga – Penawaran Menu
Masalah Empat – Persediaan Makanan dan Minuman
Masalah Lima – Masalah yang Terjadi Ketika Persediaan Lebih Tinggi dari Penjualan
Masalah Enam – Memanfaatkan Saldo Sheet dan Untung & Rugi di Akhir Bulan

Dengan menyelidiki masalah ini, yang merupakan masalah umum bagi pemilik restoran, mengelola masalah ini dan menyelesaikannya sebelum restoran lepas kendali secara finansial adalah mungkin dan dapat membantu pemilik menggunakan metode akuntansi.

Masalah Satu – Tidak Ada Sistem Akuntansi

Masalah pertama yang harus dihadapi pemilik restoran ketika mencoba menghindari masalah akuntansi adalah berinvestasi dalam perangkat lunak komputer yang bagus yang akan membantu melacak semua transaksi. Nessel, yang merupakan pemilik dan konsultan keuangan untuk pemilik restoran, merekomendasikan QuickBooks untuk menyimpan Buku Besar dari semua transaksi keuangan yang terjadi di restoran tersebut. Semua transaksi keuangan harus dicatat dalam Buku Besar agar catatan yang akurat dapat disimpan. Tanpa memperhatikan hal ini, pemilik tidak akan dapat menjalankan restoran tanpa menjaga akuntabilitas dalam buku besar. Lebih lanjut Nessel menyatakan bahwa, “Pengalaman saya adalah bahwa sebaik apa bisnis dikelola secara proaktif berkorelasi langsung dengan sebaik apa pemilik mengelola” pembukuannya “. Oleh karena itu, itu adalah perhatian utama bagi pemilik untuk menyiapkan sistem akuntansi untuk memastikan bisnis berjalan lancar secara finansial. Tidak memiliki kontrol akuntansi dan keuangan adalah alasan nomor satu kebanyakan bisnis gagal dan jika sebuah restoran bermasalah, ini adalah masalah pertama yang harus diatasi. Panduan Lengkap Operator Restoran untuk QuickBooks, direkomendasikan oleh banyak akuntan sebagai panduan untuk membantu mengatur sistem akuntansi yang baik.

Masalah Kedua – Ketika Beban Operasional Utama Lebih Tinggi dari Total Penjualan

Statistik mengatakan bahwa, “Pembelian makanan & minuman restoran ditambah biaya tenaga kerja (gaji ditambah pajak dan tunjangan yang dibayarkan oleh majikan) mencapai 62 hingga 68 sen dari setiap dolar dalam penjualan restoran.” Ini disebut dalam istilah akuntansi sebagai “Biaya Utama” restoran dan di mana sebagian besar restoran menghadapi masalah terbesar mereka. Biaya-biaya ini dapat dikendalikan tidak seperti utilitas dan biaya tetap lainnya. Seorang pemilik dapat mengontrol pembelian dan penanganan produk serta pemilihan menu dan harga. Biaya keluaran lain yang dapat dikontrol untuk sebuah restoran termasuk perekrutan staf dan penjadwalan staf dengan cara yang efisien secara ekonomi. “Jika persentase Prime Cost sebuah restoran melebihi 70%, bendera merah dinaikkan. Kecuali restoran dapat mengkompensasi biaya yang lebih tinggi ini dengan, misalnya, biaya sewa yang sangat menguntungkan (mis.

Biaya sewa untuk restoran (jika termasuk pajak, asuransi dan biaya lain yang mungkin termasuk dalam kategori ini seperti biaya asosiasi) adalah biaya tertinggi yang akan dikeluarkan restoran setelah “Biaya Utama”. Sewa rata-rata sekitar 6-7% dari penjualan restoran. Karena termasuk dalam kategori biaya tetap, rasio ini hanya dapat dikurangi melalui peningkatan penjualan. Jika biayanya melebihi 8% maka akan berguna untuk membagi biaya hunian dengan 7% untuk mengetahui tingkat penjualan yang dibutuhkan untuk mengendalikan biaya sewa agar mereka tidak membuat restoran gulung tikar.

Soal Tiga – Penawaran Menu

Sebagian besar sajian suatu menu dihargai oleh pemiliknya setelah mengunjungi pesaing restoran lokal lainnya, melihat sajian dan harga menu mereka. Namun, penetapan harga menu tidak boleh dilakukan hanya dengan melihat menu pesaing mereka. Penetapan harga menu harus dilakukan (dan dilakukan ulang secara berkala karena biaya pemasok berfluktuasi) dan didokumentasikan ke dalam buku perangkat lunak. Beberapa keterampilan matematika akan berguna sebagai menu untuk mengubah harga produk dari pembelian menjadi unit resep. Seorang pemilik restoran perlu mengetahui biaya pembuatan resep untuk mengetahui cara menentukan harga. Ini berarti mengetahui bahan dan kuantitas bahan yang digunakan biaya per resep. Ada perangkat lunak yang tersedia untuk membantu hal ini dan Microsoft Excel dapat digunakan untuk menyesuaikan biaya menu sambil menautkan ke item inventaris yang tersedia.

Beberapa hal yang dapat dilakukan pemilik untuk membantu akuntansi yang dapat dikontrol melalui menu meliputi:

– Penetapan harga menu untuk kenaikan upah minimum.
– Menggunakan makanan yang memiliki nilai tambah untuk meningkatkan keuntungan.
– Memperkenalkan kembali kenaikan harga sambil tetap mempertahankan basis pelanggan Anda.

Menu harus diperbarui secara berkala karena biaya pemasok berubah. Ini bisa menjadi positif atau negatif menurut pemasok. Either way, item menu dapat disesuaikan sesuai dengan biaya pemasok dengan matematika dan bantuan dari perangkat lunak pelacakan inventaris.

Soal Empat – Persediaan Makanan dan Minuman

Merupakan kesalahan umum bagi pemilik restoran untuk meninjau Laporan Laba & Rugi dan berasumsi bahwa apa yang telah mereka belanjakan untuk makanan dapat dibagi dengan penjualan dalam periode tersebut untuk mengetahui harga pokok penjualan. Ini adalah kesalahan. Persediaan di awal dan akhir periode harus diketahui untuk menghitung biaya makanan dengan tepat. “Untuk restoran dengan penjualan makanan $ 50.000 / bulan, selisih inventaris $ 1.000 antara awal dan akhir bulan, dapat diterjemahkan ke dalam varian 2%. Perbedaan ini mewakili setengah dari total keuntungan tahunan restoran dengan layanan lengkap yang khas. ” Sederhananya, seseorang tidak dapat mengelola biaya makanan jika mereka tidak mencatat berapa harganya. Perubahan inventaris penting untuk diperhatikan saat menghitung untung dan rugi.

Spreadsheet Microsoft Excel dapat digunakan untuk melacak inventaris dan harga dokumen dan mengetahui semua total inventaris dalam hal makanan dan minuman. Melacak ini melalui Excel akan mencegah kesalahan.

Masalah Lima – Masalah yang Terjadi Saat Persediaan Lebih Tinggi dari Penjualan

Jika persediaan makanan terlalu tinggi, biayanya akan terlalu tinggi dan pemborosan tidak bisa dihindari. Menghitung kebutuhan inventaris mutlak diperlukan untuk mencegah makanan menjadi busuk, porsi yang berlebihan dalam resep atau bahkan dicuri. “Sebuah restoran dengan layanan lengkap biasanya memiliki rata-rata tidak lebih dari 7 hari persediaan.”

Ada persamaan yang digunakan untuk mengetahui berapa banyak persediaan yang dibutuhkan agar sebuah restoran dapat berjalan dengan baik. Persamaannya adalah:

Langkah 1) Kalikan rata-rata penjualan makanan bulanan Anda dengan% biaya makanan Anda.
Langkah 2) Bagi angka itu (rata-rata penggunaan makanan bulanan Anda) dengan 30 (hari / bulan)

Dengan menggunakan rumus ini dan mencatat semua persediaan awal dan akhir, masalah kehilangan uang karena biaya makanan yang terbuang dapat dikurangi atau dihilangkan.

Soal Enam – Memanfaatkan Neraca dan Laporan Laba Rugi

Agar sebuah restoran sukses, ia perlu dioperasikan seperti bisnis besar oleh pemiliknya sebanyak mungkin. Laporan mingguan paling tidak dibutuhkan. Format laporan harus dikategorikan. Persediaan, pemasok, tenaga kerja, dan penjualan semuanya harus memiliki periode awal dan akhir. Biaya tetap seperti sewa dan listrik harus dipecah agar sesuai dengan laporan jika mingguan, atau harian. Tidak disarankan menunggu hingga akhir bulan untuk menghitung laporan karena perubahan terjadi dengan cepat dalam bisnis restoran.

Ini adalah poin yang sangat penting bahwa tanggal mulai dan akhir harus disertakan dalam pelaporan dan bahkan biaya tetap harus dipecah sehingga laba bersih mingguan dapat dihitung. Seperti disebutkan sebelumnya, Microsoft Excel dan perangkat lunak pelacakan lainnya dapat digunakan untuk inventaris dan biaya lainnya, bahkan penjadwalan yang mempengaruhi keuntungan. Tanpa melacak persediaan, surplus, penjadwalan, harga menu, porsi dan semua yang telah dibahas dalam studi ini, dapat mengakibatkan restoran bangkrut. Seorang pemilik restoran hanya perlu mengambil inisiatif untuk menerapkan beberapa strategi akuntansi sederhana. Sepertinya pemilik restoran harus melakukan semuanya; tetapi, dengan beberapa perangkat lunak yang baik dan metode sistematis yang diterapkan, menjaga restoran tetap pada jalur finansial akan menciptakan imbalan finansial yang sepadan dengan pekerjaannya.

Ditulis oleh: Sandra Riker, MBA